Point de vue de TMX - La distanciation sociale pourrait-elle changer à tout jamais le visage des assemblées des actionnaires?
En cette période inédite où le monde se trouve confronté à la pandémie de la COVID-19, aucune option n'est écartée par les individus pour éviter tout contact inutile entre eux dans l'espoir d'endiguer la propagation du virus. Bien souvent, les crises de la sorte mènent au développement ou à l'acceptation d'innovations et de technologies prometteuses. Une étude révèle que « loin d'être le fruit d'efforts continus, la plupart des innovations sont développées en réponse à des événements ponctuels, à des problèmes de nature historique ou à de nouvelles possibilités technologiques. »
C'est précisément ce que nous observons en cette saison 2020 de sollicitation de procuration de votes, alors que de plus en plus d'émetteurs envisagent la possibilité d'employer avec profit la technologie pour organiser des assemblées virtuelles d'actionnaires. La tenue d'une assemblée virtuelle permet à un émetteur de respecter les exigences réglementaires qui lui imposent de tenir une assemblée annuelle des actionnaires en vue d'élire les administrateurs, de nommer un auditeur et de traiter de toute autre question essentielle à la poursuite de ses activités, et ce, tout en agissant de manière socialement responsable en empêchant les administrateurs, le personnel, les agents et les actionnaires de la société de se réunir en groupe ou d'être en contact étroit les uns avec les autres.
Les assemblées virtuelles d'actionnaires existent depuis plusieurs années aux États-Unis, la première s'y étant tenue en 2001. Au Canada, la première assemblée virtuelle a eu lieu en 2017 sous la supervision de Fiducie TSX. Les émetteurs canadiens ont mis beaucoup plus de temps à adopter la technologie qui était mise à leur disposition en raison des incertitudes entourant le droit des sociétés et les actes constitutifs, des directives des conseillers en matière de sollicitation de procurations qui manifestent certaines inquiétudes quant au fait que les actionnaires pourraient se voir privés de leurs droits et d'une connaissance incomplète des possibilités offertes par la technologie disponible sur le marché.
Qu'en disent les conseillers de sollicitation de procuration de votes?
Bien que la firme-conseil ISS n'ait pas formulé de recommandations ou de lignes directrices, Glass Lewis a publié une série de directives pour les émetteurs qui choisissent d'organiser une assemblée d'actionnaires virtuelle ou hybride. Glass Lewis estime que les assemblées virtuelles peuvent compromettre les communications entre les actionnaires et l'équipe de direction d'une entreprise, et pourraient potentiellement atténuer la responsabilité du conseil d'administration envers les actionnaires. Si un émetteur choisit de tenir une assemblée virtuelle, Glass Lewis recommande qu'une divulgation « étoffée » soit incluse dans la circulaire de sollicitation de procuration de votes. Leur préoccupation première est de s'assurer que les actionnaires qui assistent à une assemblée virtuelle disposent des mêmes droits et possibilités que s'ils participaient à une assemblée en personne. En l'absence d'une divulgation appropriée, Glass Lewis recommande aux membres du comité de gouvernance de se prononcer « contre » une telle proposition. Glass Lewis a publié des directives spéciales pour la saison de sollicitation de procuration de votes de 2020 en prenant bien soin d'indiquer que la firme se préservera de faire ce genre de recommandation pour les assemblées virtuelles devant se tenir entre le 1er mars et le 30 juin 2020, sous réserve que les sociétés concernées divulguent les motifs de leur décision, en faisant notamment référence à la COVID-19.
Les assemblées virtuelles : une solution pouvant convenir à tous
L'un des arguments invoqués contre la tenue d'assemblées virtuelles est que les directions des sociétés pourraient y recourir pour éviter d'interagir avec les actionnaires qui pourraient avoir des questions difficiles. Les émetteurs qui envisagent de recourir à une assemblée virtuelle doivent s'assurer qu'ils élaborent et mettent en œuvre les meilleures pratiques afin de répondre à ces préoccupations. Dans ce contexte, la transparence est essentielle. Quelques recommandations figurent ci-après.
- Indiquer dans les documents d'information relatifs à l'assemblée pourquoi celle-ci se tiendra de façon virtuelle.
- Mettre en place des protocoles pour l'assemblée et les communiquer à l'avance.
- Donner des instructions aux actionnaires sur la manière dont ils peuvent poser des questions et sur la façon dont celles-ci seront gérées. Si vous craignez que certaines questions soient supprimées ou dissimulées dans la file d'attente, faites appel à un modérateur indépendant pour gérer le processus, et communiquez cette information aux parties concernées.
- Après l'assemblée, afficher toutes les questions et les réponses appropriées, y compris celles pour lesquelles aucune réponse n'a été fournie lors de l'assemblée pour cause de manque de temps. Certaines questions peuvent ne pas recevoir de réponse parce qu'elles ne sont pas pertinentes pour la société, ou encore parce qu'elles nécessitent la divulgation d'informations confidentielles. Si tel est le cas, fournissez ces informations.
- Fournir une captation de l'assemblée en ligne une fois celle-ci terminée.
Tenir compte des autres avantages que comportent les assemblées virtuelles
Il est également possible d'examiner comment une assemblée virtuelle peut constituer un outil de bonne gouvernance pour un émetteur et être bénéfique pour les actionnaires. Partagez vos réflexions à ce sujet avec vos actionnaires.
- En proposant une assemblée virtuelle, les actionnaires qui sont dans l'incapacité de se déplacer peuvent y participer, voter en personne et échanger avec les membres de la direction et du conseil d'administration. Ceci est particulièrement important dans le contexte actuel de la pandémie de la COVID-19. Mais cela est également pertinent en temps normal. Alors que les assemblées se tiennent majoritairement dans les grandes villes comme Vancouver, Calgary, Toronto et Montréal, il arrive souvent que les actionnaires soient établis à la grandeur du pays et à l'étranger.
- Étant donné le nombre considérable d'émetteurs dont l'exercice financier se termine le 31 décembre, de nombreuses assemblées d'actionnaires se tiennent entre les mois d'avril et de juin, et sont susceptibles de se chevaucher. Le recours aux assemblées virtuelles peut permettre aux actionnaires qui détiennent des participations dans un grand nombre de sociétés d'assister à plusieurs assemblées en une seule journée.
- Le recours au vote virtuel rend impossible l'adoption d'une motion à « main levée » par les actionnaires qui votent en personne. Par conséquent, toutes les motions font l'objet d'un vote par les actionnaires individuels physiquement présents qui représentent les avoirs réels qu'ils détenaient à la date de clôture des registres. Cela permet au scrutateur de fournir des rapports de vote complets quant aux voix exprimées en personne et par procuration pour chacune des motions. Le rapport d'information continue qu'un émetteur non émergent est tenu de produire aux termes de l'article 11.3 du Règlement 51-102 peut donc s'en trouver plus complet.
- Incidences environnementales réduites : En évitant les déplacements, les membres de la direction et du conseil d'administration réduisent leur empreinte carbone. Si l'on tient compte également des procédures de notification et d'accès, la réduction des exigences relatives à l'impression de matériel ajoute à l'impact positif des assemblées virtuelles sur l'environnement.
Les raisons de recourir aux assemblées virtuelles ne sont certes pas quelque chose que nous aurions souhaité mettre de l'avant cette année. Nous croyons malgré tout que les assemblées virtuelles peuvent constituer une occasion de faire progresser l'innovation et la technologie. Cela pourrait constituer un point tournant pour l'acceptation des assemblées virtuelles au Canada, pour autant qu'elles soient mises en œuvre de manière transparente et que les droits des actionnaires soient pris en compte.
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